Downtime! Die unsichtbaren Kosten eines Ausfalls

Die sogenannte "Downtime", also die Zeit, in der ein System oder eine Produktionsanlage ausfällt, kann verheerende Folgen haben – nicht nur in der Industrie, sondern in fast allen Branchen.

In diesem Blogbeitrag werfen wir einen genauen Blick auf die Downtime, welche Kosten dabei entstehen und warum funktionierende digitale Systeme, Schnittstellen und Hardware so entscheidend sind.

Was ist Downtime?

Downtime bezieht sich auf die Zeitspanne, in der eine Maschine, ein System oder eine ganze Produktionslinie nicht verfügbar ist oder nicht ordnungsgemäß funktioniert. Das kann durch verschiedene Faktoren ausgelöst werden: Hardwaredefekte, Softwarefehler, Kommunikationsprobleme zwischen Systemen (Schnittstellenfehler) oder menschliches Versagen. In einer vernetzten Arbeitswelt, in der Abläufe stark voneinander abhängig sind, kann ein Ausfall an einer Stelle eine Kettenreaktion auslösen und weitreichende Auswirkungen haben.

Beispiele für Downtime in verschiedenen Bereichen:

Downtime in der Industrieproduktion

Stellen Sie sich vor, eine Produktionslinie in einem Automobilwerk wird von SAP gesteuert. Wenn Daten aufgrund eines Schnittstellenfehlers nicht korrekt in die Maschinensteuerung übertragen werden, kann es zu einem sofortigen Produktionsstopp kommen. Während die Ursache identifiziert und behoben wird, entstehen hohe Verluste: Produktionsstillstand, Löhne für unproduktive Mitarbeitende, verschobene Liefertermine und möglicherweise Vertragsstrafen bei verspäteter Auslieferung.

1. Umsatzausfall durch Produktionsunterbrechung:

Die Fabrik produziert pro Stunde einen Umsatz von 100.000 Euro. Bei einem Produktionsausfall von 2 Stunden ergibt sich folgender Umsatzausfall:

2. Kosten für unproduktive Arbeitskräfte:

Während der 2 Stunden, in denen nicht produziert wird, sind die Arbeitskräfte unproduktiv. Nehmen wir an, dass die gesamten Arbeitskosten pro Stunde 50.000 Euro betragen (dies könnte Löhne, Sozialabgaben und sonstige Kosten umfassen).

3. Zusätzliche Kosten für Überstunden:

Um den Produktionsrückstand aufzuholen, müssen Arbeitende Überstunden leisten. Nehmen wir an, dass Überstunden mit einem 25%igen Aufschlag auf die regulären Löhne bezahlt werden. Wenn normale Löhne 50.000 Euro pro Stunde betragen, kosten Überstunden:

Für die Berechnung nehmen wir an, dass es 2 Stunden an Überstunden erfordert, um den Rückstand aufzuholen:

4. Reputationsschaden durch verspätete Lieferung:

Der Reputationsschaden ist schwer direkt zu beziffern, da er auf langfristigen Kundenverlusten basiert. Nehmen wir an, dass durch die verspätete Lieferung langfristig 5% der jährlichen Umsätze eines bestimmten Kunden verloren gehen. Wenn dieser Kunde beispielsweise 5 Millionen Euro Umsatz pro Jahr bringt, würde dies zu einem Umsatzverlust von:

Gesamtkosten durch den Produktionsausfall:

$= 675.000 Euro$

Der Gesamtschaden durch den Produktionsausfall von 2 Stunden beläuft sich in diesem Beispiel auf 675.000 Euro.

2. E-Commerce

Ein Online-Shop, der in Spitzenzeiten (z. B. am Black Friday) aufgrund eines Serverausfalls nicht erreichbar ist, verliert in jeder Minute potenzielle Umsätze. Hier spielen nicht nur die materiellen Verluste eine Rolle, sondern auch der Vertrauensverlust bei den Kunden. Wenn Käufer ihre gewünschten Artikel nicht bestellen können, gehen sie oft zu einem Mitbewerber und könnten dauerhaft abwandern.

Beispielrechnung:

Ein Online-Shop generiert 10.000 Euro Umsatz pro Stunde. Ein zweistündiger Ausfall kostet also unmittelbar 20.000 Euro.
Langfristige Verluste durch abgewanderte Kunden, die eine unzuverlässige Plattform meiden, können schwer zu quantifizieren sein, aber erheblich ins Gewicht fallen.

3. Gesundheitswesen

In Krankenhäusern sind digitale Systeme heute integraler Bestandteil der Patientenversorgung. Ein Ausfall der IT-Infrastruktur kann hier lebensbedrohliche Konsequenzen haben. Beispielsweise könnte ein Patient nicht rechtzeitig behandelt werden, weil seine digitalen Krankendaten nicht verfügbar sind. Neben den materiellen Kosten wie entgangene Einnahmen und den Kosten für die Wiederherstellung der Systeme kommen in diesem Fall immaterielle Kosten durch den Vertrauensverlust der Patienten hinzu.

Beispielrechnung:

Ein Krankenhaus verliert pro Stunde Downtime 5.000 Euro durch nicht durchgeführte Behandlungen.
Die immateriellen Kosten durch Image- und Vertrauensverlust bei betroffenen Patienten und deren Familien sind weit schwerwiegender und langfristiger.

4. Logistik

In der Logistikbranche ist Effizienz entscheidend. Wenn die IT-Systeme einer Spedition ausfallen, verzögert sich die gesamte Planung und Ausführung von Lieferungen. Das kann dazu führen, dass die Flotten nicht effizient eingesetzt werden, Liefertermine verpasst werden und Kunden unzufrieden sind. Dieser Verlust an Vertrauen kann langfristig schädlicher sein als die unmittelbaren Kosten durch verspätete Lieferungen.

Beispielrechnung:

Eine Spedition verliert pro Stunde Downtime 3.000 Euro an potenziellem Umsatz und muss Vertragsstrafen zahlen, wenn Lieferzeiten überschritten werden.
Die immateriellen Kosten durch den Verlust von Großkunden, die zuverlässigeren Anbietern den Vorzug geben, sind langfristig erheblich.

Berechnung der Ausfallkosten: Materielle und Immaterielle Kosten

Materielle Kosten sind relativ einfach zu berechnen. Sie beinhalten:

Produktionsverlust: Direkt messbar durch entgangene Umsätze.
Kosten für nicht genutzte Arbeitskraft: Mitarbeitende, die während der Downtime nicht produktiv sind, verursachen weiterhin Kosten.
Reparatur- und Wiederanlaufkosten: Kosten für die Behebung des Problems, sei es durch IT-Experten oder den Ersatz defekter Hardware.
Strafzahlungen oder Vertragsstrafen: Verzögerungen können Vertragsstrafen nach sich ziehen oder dazu führen, dass Kunden Aufträge stornieren.

Immaterielle Kosten sind schwieriger zu beziffern, haben aber oft gravierendere langfristige Auswirkungen:

Reputationsverlust: Kunden, die schlechte Erfahrungen machen, wechseln möglicherweise zur Konkurrenz.
Verlust von Marktanteilen: Ein unzuverlässiges Unternehmen verliert langfristig Marktanteile an effizientere Wettbewerber.
Motivationsverlust der Mitarbeitenden: Häufige Störungen können zu Frustration und Demotivation führen, was die Produktivität senkt.
Verzögerte Innovation: Ressourcen, die in die Problembehebung fließen, fehlen bei strategisch wichtigen Projekten.

Der Schlüssel: Funktionierende digitale Systeme und Schnittstellen

Die Vermeidung von Downtime erfordert, dass Unternehmen in robuste und gut integrierte digitale Systeme investieren. Dazu gehören:

Stabile IT-Infrastrukturen: Ausfallsichere Server, regelmäßige Backups und redundante Netzwerke können das Risiko von Systemausfällen minimieren.
Schnittstellenmanagement: Viele Fehler entstehen durch mangelhafte Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen (z. B. ERP-Systeme wie SAP und Produktionssteuerungen). Diese Schnittstellen müssen sorgfältig überwacht und optimiert werden.
Hardware-Wartung: Regelmäßige Wartung der Produktionsanlagen und IT-Infrastruktur kann Hardwaredefekte frühzeitig erkennen und beheben.
Kontinuierliches Monitoring: Die Überwachung aller Systeme, Komponenten, Geräte und Schnittstellen durch WOTAN Monitoring ist unverzichtbar, um die Business-Kontinuität aufrechtzuerhalten
Schulung der Mitarbeitenden: Auch menschliche Fehler können Downtime verursachen. Regelmäßige Schulungen und klare Prozessvorgaben reduzieren dieses Risiko.

Fazit

Downtime kann in jeder Branche verheerende materielle und immaterielle Kosten verursachen. Die Sicherstellung einer funktionierenden IT-Infrastruktur und der reibungslosen Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen ist unerlässlich, um den Betrieb aufrechtzuerhalten. Unternehmen sollten sowohl die direkten Kosten als auch die langfristigen Auswirkungen von Ausfällen im Blick behalten und proaktiv in präventive Maßnahmen investieren. Denn letztlich ist der Preis für Untätigkeit oft höher als der Preis für vorbeugende Maßnahmen.

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