Projektdokumentation ist nicht gleich IT Dokumentation
Warum fällt es so schwer eine IT Dokumentation zu erstellen, aktuell zu halten und zu pflegen? Weil sie oft in dem Moment gar nicht gebraucht wird und andere Dinge und Tasks wichtiger erscheinen, die kurzfristig erledigt werden müssen. Langfristig gesehen, kann es ein fataler Fehler sein, darauf zu verzichten, denn sie ist die Basis für Betriebs- und Notfallhandbuch.
Projektdokumentation vs IT Dokumentation
Im Grunde ist es ganz einfach. Ein Projekt wird im Idealfall umfassend geplant. Die Kosten werden aufgesplittet und Bereichen zugeordnet, damit nicht ausschließlich ein einziges Bereichsbudget belastet wird. Prozesse werden schriftlich ausformuliert, der Ablauf ebenso und ein Projektablaufplan (PAP) mit Meilensteinen und Tasks erstellt. Sogar Worst Case Szenarien werden ausformuliert und diese Kosten ebenfalls berücksichtigt und dokumentiert. Zusätzlich wird in Lastenheften festgehalten, wer welche Aufgaben übernimmt. Dabei werden Details umfangreich ausformuliert - man will ja nichts vergessen.
Diese Projektdokumentationen sind natürlich sehr wichtig und unumgänglich, denn sie sorgen für einen geordneten Ablauf von IT Projekten, führen dazu, dass sich Beteiligte an Ihre zugeteilten Aufgaben und Deadlines halten und gewährleisten insgesamt den Erfolg von Projekten. Darin sind Zuständigkeiten enthalten, wer, wann, was, wo installiert und implementiert, inklusive eines zeitlichen Ablaufes. Doch man kann die Projektdokumentation nicht mit einer IT Dokumentation vergleichen.
Was uns daran hindert eine IT Dokumentation zu pflegen
Hilfreiche Dinge, die wir Menschen im Augenblick nicht brauchen, sondern vielleicht später, neigen wir zu vernachlässigen oder zu ignorieren. Der aktuelle Nutzen ist nicht gegeben, denn er liegt in der Zukunft. Einerseits sorgt die IT-Doku dafür, dass Langzeitprojekte funktionieren, denn Software-Konfigurationen und Zuständigkeiten sollen enthalten sein. Andererseits ist Ihre wichtigste Aufgabe, Informationen bereit zu stellen, die den IT Betrieb insgesamt erhalten und sichern. Man darf die IT-Doku nicht zum einfachen Protokoll degradieren, den sind wir ehrlich: wer schreibt und liest schon gerne ein Protokoll?
Gewappnet gegen Vorfälle und Ausfälle
Die IT Dokumentation ist ein wertvolles digitales Dokument, im besten Fall auch in gedruckter Form verfügbar, dass eine wichtige Sicherungsfunktion übernimmt. Kommt es zu unerwarteten Zwischenfällen, zum Beispiel durch Wasser oder Feuer, können Geräte und Systeme ausfallen und starken Schaden erleiden. Bricht der Betrieb aufgrund genannter oder andere Gründe zusammen, ist die IT Dokumentation eine wertvolle Quelle, die eine rasche Wiederaufnahme des Geschäftsbetriebes gewährleistet. Schäden können so minimiert werden. Zusätzlich beugt die IT-Doku in brenzligen Situationen das Chaos vor, denn sie enthält Schritt-für-Schritt Anleitungen und Namen von zuständigen Personen, sowie Kontaktdaten und ermöglicht ein systematisches geordnetes Handeln. Jetzt verraten Sie mir eines, sind das nicht genug Argumente, um die IT Dokumentation aktuell zu halten?
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Quellen:
WOTAN Monitoring Vertrieb & Entwicklung
