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Die Anschaffung neuer Software-Lösungen macht wichtige IT Projektmanagement Aufgaben erforderlich. Es stellen sich zu Beginn wesentliche Fragen, wie die Wirtschaftlichkeit einer neuen Software, oder ob mit der Lösung die Unternehmensziele unterstützt und erreicht werden können. Eine weitere wichtige Komponente ist der Mensch selbst. Letztendlich sind es Mitarbeiter*innen, die damit arbeiten und von den Vorteilen eines „Change“ überzeugt werden müssen.

Zusätzlich sind IT Landschaften oft komplex miteinander verbunden. Die Kompatibilität und das Schaffen von Lösungen, die langfristigen Gebrauch finden wird immer wichtiger. Der Faktor Mensch spielt dabei eine entscheidende Rolle. Das Management muss zu 100 Prozent von der neuen IT-Lösung überzeugt sein, denn nur so wird eine positive Grundstimmung geschaffen, die alle Mitarbeiter*innen mit ins Boot holt.

Mit Veränderungen im IT Projekt umgehen

Aus meiner Sicht erfolgt das IT Projektmanagement und die Einführung neuer Software-Lösungen dann etwas holprig, wenn zu wenig Überzeugungsarbeit im IT Team selbst geleistet wird. Das hängt oft damit zusammen, dass wir Menschen Gewohnheitstiere sind und Veränderungen uns immer ein wenig aus dem Konzept bringen können, bzw. aus der Komfortzone herausholen. Altbewährtes mag zwar seine Macken haben, aber man weiß ja, wie man damit umgehen muss, schließlich arbeitet man ja bereits Jahre oder Jahrzehnte damit. Dieses Verhalten ist im Grunde urmenschlich, hilft aber nicht, wenn eine neue Software-Lösung erfolgreich eingeführt werden soll. Die Überzeugungsarbeit bei den Mitarbeiter*innen ist nicht weniger wichtig als die Projektumsetzung selbst.

Eine Struktur von IT Projektmanagement Aufgaben gibt dem Projektleiter einen sicheren Basisrahmen vor, der auch dem Team letztendlich eine gewisse Sicherheit vermittelt und Stütze ist. Denn Mitarbeiter*innen kann man nicht hinters Licht führen und sie riechen allzu schnell, ob Kompetenz hinter einem IT Projekt steckt und ein klarer, strukturierter Rahmen vorgegeben ist oder nicht. Bei Mitarbeiter*innen muss deshalb von Beginn an Überzeugungsarbeit geleistet werden und ich empfehle Schlüsselpersonen im frühen Stadium mit ins Boot zu holen, damit der Veränderungsprozess leichter gelingt. Ohne Projektstruktur, Ordnung und Information kommt es eher zu Ablehnung und Mitarbeiter*innen sind nur bedingt bereit mit einer neuen Software-Lösung zu arbeiten.

Über die Jahre habe ich für mich folgende 6 IT Projektmanagement Aufgaben zusammengefasst, weil ich selbst immer wieder IT-Projekte gemeinsam mit Mitarbeiter*innen und Kund*innen plane und ich oft an mehreren Projekten gleichzeitig beteiligt bin.

Shutterstock, Gorodenkoff

6 IT Projektmanagement Aufgaben

1. Projektplanung und -durchführung:

Ein reifer Projektplan mit wichtigen Meilensteinen bis ins Detail dokumentiert, ist in der Lage zu Überzeugen, vor allem dann, wenn in Topp Management Bereichen Verantwortliche sitzen, die der digitalen Transformation nicht ganz trauen und sehr skeptisch gegenüber neuen Software-Lösungen sind. Es braucht in der Regel bereits einige Fürsprecher*innen im besten Fall auch außerhalb der IT Abteilung, die den geschäftlichen Nutzen einer Lösung erkennen und auch kommunizieren. Als Projektleiter braucht man deshalb sehr viel menschliches Einfühlungsvermögen und muss wissen, welche Bedürfnisse das Topp Management hat, die zumeist von den Bedürfnissen der Mitarbeiter*innen in der IT Abteilung ein wenig abweichen. Bei der Projektplanung müssen deshalb der Nutzen für alle Beteiligten klar herausgearbeitet werden, denn die Umsetzung erfordert deren Zustimmung und ein motiviertes und kreatives Projektteam, das bereit ist, alle im Projekt auftretenden Herausforderungen flexibel zu meistern.

2. IT Leistungsbeschaffung und Angebote:

Der Zeitaufwand und die Einholung von Angeboten ist nicht zu unterschätzen und ist für mich bereits Teil des IT Projektmanagements. Ich lerne gerne die Menschen persönlich kennen, mit denen ich in der weiteren Folge zusammenarbeite. Das heißt, gerade wenn es um IT Langzeitlösungen geht, sind bei der Einholung von Angeboten, Kompetenz des Anbieters und Qualität der Software-Lösung auf Mark und Knochen zu prüfen. Im persönlichen Kontakt findet man oft rasch heraus, was hinter einer Lösung steckt. Zusätzlich ist auf das langfristige Serviceangebot des Anbieters zu achten und das ausfindig machen zukünftiger Ansprechpartner und Supportprozesse.

Stellen Sie sich die Frage: Will ich mit diesem Anbieter langfristig zusammenarbeiten? Ein wichtiger Faktor ist dabei die Sympathie. Ist diese grundsätzlich vorhanden, lassen sich auftretende Probleme langfristig auch leichter lösen.

3. Projektteam und Aufgabenzuteilung

Zunehmend müssen IT Mitarbeiter*innen über den Tellerrand blicken können und Unternehmensziele verstehen und betriebswirtschaftliche Grundkenntnisse mitbringen. Gerade in heutigen IT Projekten ist ein abteilungsübergreifendes Denken sehr nützlich und Projektteams sollten über diese Fähigkeit verfügen. Jedes Projektmitglied soll seine ganz spezielle Fähigkeit mitbringen. Wenn eines der Mitglieder sehr genau und penibel arbeitet, dann können entsprechende Aufgaben, die extreme Exaktheit erfordern übertragen werden. Bei Teammitgliedern, die über sehr gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen, können IT Marketing Aufgaben übertragen werden, was bei IT Großprojekten durchaus Sinn macht um das Bewusstsein und die Akzeptanz zu erhöhen. Projektmitglieder müssen nicht „best friends“ sein, aber sie müssen in der Lage sein, den anderen zu akzeptieren und mit den restlichen Projektmitgliedern kooperativ zusammen arbeiten können. Sympathie hilft natürlich dabei immer. Deshalb ist die Auswahl der Projektteammitglieder nicht ausschließlich auf die fachliche Kompetenz beschränkt, sondern soziale Kompetenzen sind unumgänglich.

4. Zeitmanagement und Meilensteine

Man kann Zeit nicht managen, sondern nur sich selbst, heißt es so schön. Ich versuche nicht mehr als 80% der Zeit zu verplanen. Das ist aus Erfahrung notwendig, denn es treten immer Zwischenfälle auf, sei es durch unerwartete zusätzliche Aufgaben, Personalmangel oder Projektverzögerungen durch den Software Anbieter. Meilensteine sind deshalb erforderlich und unumgänglich. Sie zeigen auf, in welchem Maße der Projektplan im Ist-Soll-Vergleich bis zu diesem Zeitpunkt funktioniert hat. Treten Zeitengpässe auf, kann eine Anpassung des Plans erforderlich sein. Ein Projekt muss deshalb nicht scheitern, aber die tägliche Arbeit von Projektteilnehmer*innen muss berücksichtigt werden, denn jedes Mitglied hat Aufgaben, die nur von ihm durchgeführt werden können und nicht delegierbar sind.

5. Controlling, Steuerung und Berichte

Die Überwachung und Steuerung im IT Projektmanagement übernimmt der Projektleiter selbst. Diese Aufgabe ist nicht zu unterschätzen, denn sie ist zeitaufwändig und unbedingt erforderlich. Dabei müssen regelmäßig Abstimmungstermine festgelegt werden, und der Projektstatus soll im Team besprochen werden. Zusätzlich sind kurzfristige Feedbackschleifen einzelner Projektmitglieder hilfreich. Für Projekt Telefonate sollte deshalb auch regelmäßig Zeit blockiert werden. Eventuelle Risiken können so vom Projektleiter frühzeitig aufgedeckt werden, denn oft schlagen Einzelne nicht gleich Alarm, wenn es zu Engpässen kommt. Zusätzlich ist der Einsatz von Ressourcen wie Personal, Zeit und Budget sowie Projektstatus im Ist-Soll-Vergleich durchzuführen.

6. Kostenüberwachung und Ressourceneinsatz

Bereits bei der Planung des Projektes sollten eventuelle Risiken berücksichtigt werden und Worst Case Szenarien, die auftreten können. Für Abweichungen, empfiehlt es sich bereits zu Beginn ein bestimmtes Budget fest zu legen. Hierbei kann es sich etwa um Mehrkosten aufgrund von Verzögerungen, zusätzlicher Hard- und Software oder zusätzlichem Personal handeln. Wenn Teammitglieder aus bestimmten Gründen oder durch höhere Gewalt aus dem Projekt aussteigen müssen, können Schlüsselkompetenzen plötzlich verloren gehen und ein Projekt ins Schwanken bringen. Die Effizienz der eingesetzten Mittel zeigt sich auch oft erst im Laufe eines Projektes. Deshalb kann eine Adaption der Teamaufgaben und Workloads die Effizienz während des Projekts erhöhen.

Diese 6 IT Projektmanagement Aufgaben geben mir einen grundsätzlichen Rahmen, aber es gehört natürlich noch viel mehr dazu. In einem Feintuning müssen einzelne Bereiche genau betrachtet und ausgearbeitet werden, denn der Teufel liegt bekanntlich im Detail und Worst Case Szenarien können durch eine strukturierte Planung umfassend vermieden werden.

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Quellen:

WOTAN Monitoring Vertrieb & Entwicklung