Passwort vergessen?

Ihre Vorteile!

Als angemeldeter Benutzer erhalten Sie nicht nur Zugriff auf exklusive Inhalte und Videos, sondern können außerdem die neuen Wotan Dashboards mit verschiedenen Konfigurationen LIVE testen.

Datenschutz ist uns ein wichtiges Anliegen. Mehr Informationen finden Sie auf unserer Datenschutzseite.

Noch nicht registriert?

Newsletter

OTOBO | Open Source Ticketsytem

Effizientes Anfragenmanagement mit OTOBO

Beantworten Sie Kund:innenanfragen rasch und strukturiert und schaffen so Vertrauen.

Foto: ©Rother OSS GmbH/OTOBO

 

 

Qualified Partnerschaft

WOTAN Monitoring ist OTOBO Qualified Partner und das aus gutem Grund. Das webbasierende Open Source Ticketsytem ist für alle Bereiche eines Unternehmens als zentrale Drehscheibe zu Kommunikation zu verstehen und bietet viele Funktionen, die ein strukturiertes und nachvollziehbares Anfragenmanagement ermöglichen. Das Ticketsytem mit ansprechendem Design, bietet selbsterklärende Dashboards, die sich einfach und individuell erstellen lassen, sodass ein abteilungsübergreifendes Arbeiten möglich ist. Teammitglieder können jederzeit einsehen und die historischen Aufzeichnungen und Kommunikationsverläufe leicht nachvollziehen.

 

 

Die 3 wichtigsten Fragen zu OTOBO

Was ist OTOBO und wie funktioniert es?

OTOBO ist ein webbasierendes Open-Source Helpdesk System, dass einerseits als Ticketsystem in Gebrauch genommen werden kann und darüber hinaus ein zentrales Kommunikationssystem für Kund:innen-, Mitarbeiter:innen-, und Partner:innen-Anfragen ist. Die Nutzer:innenverwaltung und der Austausch von Daten und Informationen dient als Grundlage für nachvollziehbare Anfragen und Kommunikationsverläufe. Tickets gehen per E-Mail, Telefon oder über das Portal selbst ein und Eskalationsprozesse sorgen dafür das Service Level Agreements (SLA) eingehalten werden.

Für welche Unternehmensgröße ist OTOBO?

OTOBO kann überall dort eingesetzt werden, wo ein qualitativ hochwertiger Service und Support, sowie eine rasches Abwickeln von Anfragen gefordert ist. Das Ticketsystem kann in mittleren, als auch in großen Unternehmen eingesetzt werden und funktioniert unabhängig von der Anzahl der Nutzer:innen.

Kann ich OTOBO unabhängig von WOTAN Monitoring verwenden?

Ja. OTOBO ist standardmäßig in WOTAN integriert und kann genutzt werden. Die Nutzung des Ticketsystems ist aber auch ohne IT Monitoring möglich.

Kommunikationszentrale für alle Geschäftsbereiche

Die OTOBO Oberfläche ist die zentrale Plattform für Kund:innen Kommunikation und Anfragenmanagement mit individuell konfigurierbaren Dashboards. Ganz gleich ob es sich um technische Anfragen oder Fragen zu Angeboten und sonstigen Themen handelt, die OTOBO Oberfläche bietet alles was ein modernes, kollaboratives Arbeiten ermöglicht.

Zeitgemäßer IT Support mit Priorisierung

OTOBO ist die digitale Plattform für den First-Level-Support, der sämtliche Anfragen, wie Störungsmeldungen oder Reklamationen entgegennimmt und sich um eine rasche Problemlösung kümmert. Eine wesentliche Erleichterung ist die Priorisierungsfunktion, mit der auf einen Blick ersichtlich ist, welche Tickets zuerst bearbeitet werden müssen und welche warten können.

Lückenlose Kund:innenkommunikation

Mit der neuen OTOBO Oberfläche sind effiziente Kund:innen Kommunikationsprozesse möglich, da Tickets an die richtigen Ansprechpartner:innen weitergeleitet werden. Praktische Textvorlagen können an das Unternehmensdesign angepasst werden und dienen als Gedankenstütze.



Wir nutzen selbst OTOBO für unser internes und externes Anfragenmanagement. Nicht nur unser Kund:innen Support arbeitet mit dem Ticketsystem, sondern auch die Bereiche Marketing und Vertrieb.

Philipp Ghirardini Geschäftsführung WOTAN Monitoring, GH-Informatik GmbH

Fallbeispiel: Wie erreicht Klauskenntsichaus den Meier?

"Montage sind echt Klasse dagegen"

Das Tablet von Klauskenntsichaus funktioniert nicht richtig. Er ist im Außendienst und verkauft Versicherungen.

Als Klauskenntsichaus beim Kunden einen Abschluss tätigen will, funktioniert die digitale Signatur nicht und er ist verärgert, denn dass kostet ihn den Tagesumsatz.

Würde die Organisation ein intelligentes IT-Monitoring-System nutzen, wie den Outside-In Monitor, hätte eine Fehlfunktion der Signatur wahrscheinlich vermieden werden können. An der Internetverbindung kann es nicht liegen. Aber das ist eine andere Geschichte.

Fakt ist: aktuell funktioniert die digitale Signatur nicht und Klauskenntsichaus versucht den IT Mitarbeiter Meier zu erreichen, der für Geräte zuständig ist. Die Telefonnummer hatte er doch irgendwann mal abgespeichert. „Wunderbar!“ erleichtert streicht sich Klauskenntsichaus über die Stirn und wählt die Nummer.

Aber dann…

Es läutet und läutet und anschließend meldet sich Claudia, die neue IT-Mitarbeiterin, die den Meier noch nicht kennt, weil der auf Urlaub ist, geschweige denn Klauskenntsichaus vom Außendienst. Die restlichen IT-Kolleg:innen sind in einer Besprechung und Claudia kann auch nicht rein platzen, also muss sie Klauskenntsichaus vertrösten. Es vergehen ein, zwei Stunden bis Claudia die nötigen Informationen erhält, wie die Sache mit den Außendienst-Geräten so läuft. Sie macht sich auf die Suche nach einem Ersatzgerät. „Doch welche Geräte bekommen Außendienstmitarbeiter?“

Klauskenntsichaus sieht den Tagesumsatz flöten gehen, weil sich bis Mittag niemand zurückmeldet und Claudia, möchte helfen, kann aber nicht, weil ihr die notwendigen Informationen fehlen und gerade keiner von den Kolleg:innen erreichbar ist.

Die Lösung

Ein intelligentes Ticket- und Anfragenmanagementsystem, wie die webbasierende Helpdesk Software OTOBO, die auch standardmäßig in WOTAN integriert ist. Dass der Meier im Urlaub ist, stellt kein großes Problem dar, denn die IT arbeitet vernetzt. Claudia öffnet OTOBO und sieht sofort, dass Klauskenntsichaus von dem Herrn Meier betreut wird. Sie sieht in der CMDB gleich welches Gerät Klauskenntsichaus hat und auf Grund der Kundenhistorie welche Anfragen in der Vergangenheit behandelt wurden. Claudia ist erleichtert. Sie ruft Klauskenntsichaus innerhalb von fünf Minuten zurück, der sein Ersatzgerät noch am Vormittag abholen kann. Claudia konnte den Fall direkt übernehmen und Klauskenntsichaus weiterhelfen, der sich schon auf den Weg in die Zentrale macht um sein Ersatzgerät abzuholen. Das würde ihm den Tagesumsatz sichern.

 

OTOBO Open Source Ticketsystem und Anfragenmanagement

Die Helpdesk Software stammt vom Straubinger IT Dienstleister Rohter OSS GmbH und ist ein Fork basierend auf OTRS 6 . Die Lösung wurde auf Basis der ((OTRS)) Community Edition entwickelt. OTOBO ist 100% Open Source und die Antwort auf die Anforderungen an Kundensupport und Kommunikation, Funktionalität und Optik, in einer Zeit wo digitale Arbeitsplätze zum State of the Art werden.

 

9 Vorteile für ein Ticket- und Anfragenmanagement-System

  1. Kundenkommunikationsplattform für das gesamte Unternehmen

  2. Anfragen werden nicht übersehen und mehrfache Beantwortung bleibt aus

  3. Mehr Effizienz durch Ticketpriorisierung

  4. Revisionsversionen für optimale Nachvollziehbarkeit

  5. Einfaches und abteilungsübergreifendes Arbeiten

  6. Für IT Support, Kundenservice, Außendienst, Personalverwaltung und Marketing

  7. Passt sich flexibel und individualisierbar an Ihre Organisation an

  8. Zeitgemäße Kommunikation und systematisches Anfragenmanagement

  9. Ist in WOTAN Monitoring standardmäßig integriert

 

 

OTOBO Qualified Partner

Die GH-Informatik GmbH ist mit WOTAN Monitoring OTOBO Qualified Partner. Wir unterstützen Sie gerne bei Fragen rund um das OTOBO Ticketsystem und den Möglichkeiten im modernen Anfragenmanagement. OTOBO ist standardmäßig in der WOTAN Monitoring Lösung integriert. Für weitere Infos besuchen Sie bitte die OTOBO Webseite. Dort finden Sie auch einen Auszug der Kund:innenreferenzen der freien Ticketsystem-Software.

Zur OTOBO Webseite

Titelbild: Shutterstock, Andrei